T02 ／ 記入例
使うツールの整理シート
題材：初心者向け料理教室（第1回のT01と同じ事業）
教材用の架空事例です。事業・ツール・件数はすべて説明用の設定です。料金・プラン名・機能の有無は変わるため、記入例でも金額を置かず「確認先・確認日」で扱っています。実在企業の実績や、特定ツールの推奨を示すものではありません。
空欄のHTML記入版を開く → Googleスプレッドシートを開く ↗ 第1回のT01記入例を見る →
1. いま使っているツールと情報の所在
| 区分 | 有無・名称 | プラン・契約日・課金日 | 管理者・ログインできる人 | 備考・要確認 |
|---|---|---|---|---|
| 公式アカウント | なし（これから開設）認証の有無：未 | 未契約。無料で始められる範囲と有料の条件を確認する | 教室代表（予定）。受付担当を2人目にする | 要確認 認証済みアカウントにする要件と手順 → 公式ヘルプ（代表・9/15まで） |
| 配信ツール | なし | — | — | いまは契約しない。登録者が増えた3か月後に再判断（2章の仕分け参照） |
| 予約の受け方 | 電話（代表の携帯）＋紙の予約台帳 | — | 代表が受け、受付担当が台帳に転記 | レッスン中は電話に出られない。折り返しまでに時間がかかる |
| 決済・レジ | 現金・振込。月謝は手書き領収 | — | 受付担当 | 今回は変更しない |
| 顧客リスト | Excel（名前・電話・入会日）体験参加者は紙の申込用紙のみ | — | 要確認 誰がいつ更新しているか → 受付担当（9/10まで） | 体験参加者が会員リストに入らず、入会しなかった人を追えていない |
| ホームページ・SNS | Instagram（週2回投稿）ホームページはなし | — | 代表が投稿 | プロフィール欄にリンクを1つ置ける。ここを公式アカウントの登録先にする |
顧客情報の所在：名前・電話 → Excelと紙の申込用紙。来店履歴 → 紙の出席表。連絡は電話のみで、こちらから一斉に案内する手段がない。
2. 理想の流れに必要な機能の仕分け
公式で足りる配信ツールが必要手作業でつなぐ今はやらない「連携を検討」は4軸（既存の仕組み・件数・更新頻度・費用）のどれに当てはまるかを書く
| 段階 | やりたいこと（お客さまにこうしてほしい） | 仕分け | 理由・4軸のどれか |
|---|---|---|---|
| つながる | Instagramのプロフィールから公式アカウントに登録してもらい、体験日程と料金を配信する | 公式で足りる | 一斉配信で届く。登録者は月20人程度の見込みで、送り分けはまだ要らない |
| つながる | Instagramと店頭チラシの、どちらから登録が多いかを知る | 配信ツールが必要 | 経路別の計測は配信ツールの機能で扱う。まずは公式で始め、登録者が増えた3か月後に判断。入口の設計は第3回 |
| 購入 | 体験の予約を、電話以外でも受けられるようにする（空き枠の表示・受付・前日の確認） | 配信ツールが必要 | 予約の受付・リマインドを自動化したい。件数は月10件前後なので、当面は次の行の案内で回す |
| 購入 | 体験の翌日に、お礼・料金・通える日程・申込先をまとめて案内する | 公式で足りる | 1対1のチャットで受付担当が送る。件数が少なく、文面はテンプレートで統一できる（第1回で決めた最初の改善） |
| リピート | 翌月の日程を、会員だけに配信する | 公式で足りる | 会員への一斉配信。会員と体験者の分け方は第4回で設計する |
| リピート | 紙の予約台帳・Excelの会員リストと、登録者の情報をつなぐ | 手作業でつなぐ | 連携を検討したが、4軸のうち「件数」が月20件未満で転記で回る。「既存の仕組み」は紙とExcelで開発の対象にならない。件数が増えたら再判断。開発はしない |
| 全体 | 誰が・いつ・何を見たかを記録して分析する | 今はやらない | 登録者が少ない間は、配信の反応より入会数を見る（第10回で扱う） |
3. 初期設定チェック
| 項目 | 済 | 担当 | 期限 | メモ・確認ポイント |
|---|---|---|---|---|
| アカウント基本情報（名前・画像・業種） | 未 | 代表 | 9/20 | 名前はInstagramと同じ表記にする |
| あいさつメッセージ（友だち追加時） | 未 | 受付担当 | 9/20 | 体験日程の見方と質問の仕方を1通で。通数を使わない前提をテストで確認 |
| 応答設定（チャット／自動応答・応答時間） | 未 | 受付担当 | 9/20 | レッスン中は自動応答、それ以外はチャットで返す。応答時間を教室の営業時間に合わせる |
| 権限・管理者（誰が何をできるか） | 未 | 代表 | 9/20 | 代表＋受付担当の2人。退職時に外す手順も決める |
| メニュー（トーク画面下・仮の構成） | 未 | 代表 | 9/30 | 体験日程・料金・アクセス・質問の4つで仮置き。本設計は第7回 |
| プロフィール（営業時間・住所・電話・案内文） | 未 | 受付担当 | 9/20 | 電話番号は代表の携帯ではなく教室の番号にする |
| 送る画面を1つに決める（履歴を分けない） | 未 | 代表 | 9/20 | いまは公式アカウントの管理画面だけ。配信ツールを足したら、そのとき送る画面を決め直す |
4. 通数と費用の概算
月4通 × 60人 ＝ 月240通（3か月後の仮置き）
- 1人あたり
- 翌月の日程案内2通＋体験日程の案内1通＋体験翌日のフォロー1通＝月4通
- 登録者数
- 月20人の見込み。3か月後の累計60人で概算
- 費用
- 公式アカウント：公式の料金ページで確認（代表・2026-09-07確認、金額は本シートに書かない）。配信ツール：契約しないため今回は確認のみ
- プラン選び
- 月240通が無料で送れる範囲に収まるかを確認してから開設する。上げると戻せない場合があるので、繁忙月だけ上げる前提にしない
5. 不明点・確認先
- 認証の要件
- 認証済みアカウントにする要件と審査の手順 → 公式ヘルプ。代表・9/15まで
- 会員リスト
- Excelを誰がいつ更新しているか → 受付担当。9/10まで
- SNSのリンク
- Instagramのプロフィールに登録用のリンクを置く方法 → 代表が自分で確認。9/15まで
- 通数の扱い
- あいさつメッセージと自動応答が通数に入らないか → 開設後にテスト環境で確認。受付担当・9/25まで
使うツールを1分で説明すると
公式アカウントをこれから開設し、そこで始めます。まずは一斉配信と1対1のチャットで、体験日程・料金の配信と、体験翌日のフォローを始めます。予約の受付と登録経路の計測は配信ツールが必要なので、登録者が増えた3か月後に判断します。紙の予約台帳とExcelの会員リストは当面手作業でつなぎ、開発はしません。分析は今はやらず、入会数だけを見ます。